Prevenire i bisogni dei clienti significa avere sempre la loro vita lavorativa sotto controllo per essere pronta e preparata nel gestire l’imprevisto, possibilmente con calma e col sorriso.
Nella mia esperienza di assistente personale, virtuale, ho imparato che quando intuisco che ve ne sia necessità devo intervenire, in anticipo, anche se il cliente non mi ha chiesto nulla a riguardo di quella faccenda. Una volta gestita la situazione lo avviso del cambio eventuale di programma o lo informo della situazione risolta e lui rimarrà felicemente sorpreso, la prima volta. Con il tempo finirà con l’abituarsi alla mia proattività, guadagnando serenità e liberandosi di tanti pensieri.
Da dove iniziare per prepararsi a prevenire i bisogni dei clienti?
Innanzi tutto bisogna impostare un rapporto basato sull’empatia e sulla fiducia. Reciproca. Anche se la collaborazione è virtuale, alias da remoto, e non ci si è mai incontrati di persona, la conoscenza si può approfondire attraverso videocall, fatte attraverso i principali strumenti a disposizione, come Google Meet, Teams, Skype e Zoom.
E poi bisogna darsi tempo, non troppo, diciamo il necessario per redigere un vademecum pronto all’uso con tutte le informazioni che servono per seguirlo/a.
Tracciare le sue esigenze, le sue abitudini in viaggio, il suo posto favorito in treno e in aereo, le sue preferenze alimentari, fare una lista delle sue user e delle sue password e avere una rubrica aggiornata dei cosiddetti numeri utili, privati e non è infatti un ottimo punto di partenza per essere sempre pronti a prevenire i bisogni dei clienti.
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In quali ambiti si devono prevedere i bisogni dei clienti?
Se si collabora in qualità di office manager e assistente personale, da gestire non ci sarà solo il lavoro ma anche gli aspetti privati, la famiglia e, perché no, il benessere, inteso come tempo libero, salute, con annessi e connessi.
All’inizio della collaborazione è sempre utile definire insieme quali sono gli aspetti per i quali il cliente ha maggior necessità di supporto, quali sono le aree di maggior fragilità che vanno monitorate costantemente.
Cammin facendo poi si imparerà a perfezionare il supporto. Conoscendo le criticità della sua vita lavorativa e privata, ciò che gli andrà più frequentemente ricordato, quali suoi clienti, collaboratori o fornitori chiamare il giorno prima di un appuntamento per evitare che si dimentichino di presentarsi, quali pagamenti sollecitare, quali e-mail gestire al posto del nostro cliente, come organizzargli una giornata o un viaggio alla perfezione.
Che soluzioni adottare per prevenire i bisogni dei clienti?
Volete degli esempi? Ebbene, ho risolto bisogni di clienti pigri e/o sempre di corsa ma desiderosi di fare attività fisica, proponendo loro un personal trainer a domicilio e che, in caso fosse disponibile in videocall a distanza, così che l’appuntamento fitness non fosse soggetto a continue ripianifiche o cancellazioni. Ovviamente ho fissato l’impegno in agenda, marcandolo in rosso, il colore che per me significa “inderogabile”!
Ad altri che ho presto capito arrivare a fine giornata in affanno, ho inserito buchi in agenda di 15/30’ tra un appuntamento e l’altro, così da consentirgli di prendere fiato ma anche di poter sforare di quei 5/10’ accademici tra un’attività e quella successiva e avere anche tempo per bere un caffè o un bicchiere di acqua.
Ad altri ancora ho iniziato a mettere i numeri di telefono con dei memo in agenda così che non si dimentichino di fare tutte le telefonate dovute e per prevenire continui messaggi nei quali mi chiedono i recapiti telefonici. A tal fine, ad alcuni clienti ho anche sistemato la rubrica del telefono, perfezionando ogni contatto con numero di telefono, e-mail, eventuale nota o indirizzo…
A me piace così: essere assistente a tutto tondo, entrare in punta di piedi nella vita dei miei clienti per stravolgerla, gradualmente, in meglio.
Gradualmente è una parola chiave ovviamente. Perché se si agisce frettolosamente il cliente farà fatica ad abituarsi alle nuove buone abitudini e potrebbe accadere che non le viva come migliorative ma bensì come impositive e stressanti.
Il compito di un’office manager, assistente personale, anche se virtuale, è quello di liberare il tempo dei clienti svolgendo compiti al loro posto.
Ma il vero valore aggiunto della mia collaborazione è il saper intervenire per anticipare bisogni ed esigenze.
Hai in mente qualche esempio di tuoi bisogni che ti piacerebbe che qualcuno potesse prevenire e risolvere in anticipo al posto tuo?
Contattami per darti la possibilità di capire se il mio servizio di assistenza personale e office manager da remoto può fare al caso tuo!
