Questo articolo è liberamente ispirato a un recente post della assistente virtuale per eccellenza per me, Mary Tomasso.

L’Assistente Virtuale

Da quando ho lasciato il mondo del lavoro da dipendente per diventare una assistente virtuale mi sono resa conto di quanto l’Italia sia indietro rispetto ad altri paesi, che la maggior parte delle persone sgrana gli occhi quando sente parlare di assistenza virtuale o di outsourcing perché non capisce neanche di cosa si tratta.

In realtà la domanda esiste, semplicemente ancora non si sa che proprio quell’attività specifica, quel task che ti sta facendo perdere un sacco di tempo, potrebbe essere delegato a un’assistente virtuale.

Sia chiaro che non stiamo parlando di una sola professionista, stiamo parlando del range di attività che possono essere delegate ad assistenti virtuali. Nel mio caso, mi occupo e mi sono occupata della maggior parte di queste attività, ma attività come la grafica o il web marketing, ad esempio, non sono il mio forte e per questo le delego a un altra Assistente Virtuale del team di YourSecretary. Difficilmente troverai una sola assistente virtuale specializzata contemporaneamente in grafica e contabilità! Per questo, per dei servizi a 360°, un’ottima soluzione è rivolgersi a un team di assistenti virtuali come il nostro in YourSecretary E’ importante comprendere che l’assistente virtuale è una figura completamente nuova, non si può paragonare a nessun’altra figura professionale, non è una segretaria che lavora da casa, è una libera professionista che fornisce assistenza e supporto in remoto. Per comodità elenco questi ruoli che un’assistente virtuale può coprire:

• Executive Assistant
• Virtual Office Manager
• Web Marketing Assisant

Dipende dal grado di specializzazione di un’assistente virtuale, ma in generale, nel resto del mondo, si può anche contrattare un’assistente virtuale con competenze di web designer, che quindi è perfettamente in grado di creare un semplice sito in WordPress. Quando parlo di semplice sito mi riferisco alla customizzazione di un theme di WordPress di un sito vetrina.

Executive Assistant

In questa categoria di attività, includo i task che vengono assegnati a una executive assistant o personal assistant. Sono comunque attività di assistenza generale, per lo più di un profilo senior (alcune sono più junior).

• Gestione delle email (filtra le email e risponde)
• Gestione dell’agenda di appuntamenti
• Prenotazione di viaggi
• Organizzazione di logistica di riunioni, eventi, etc.
• Archiviazione documenti su cloud
• Ricerche generali su Internet
• Gestione contatti su CRM
• Invio di reminder
• Invio di biglietti di auguri
• Pagamento di bollette
• Creazione di documenti e presentazioni di varia natura (Word, Pages, Google Docs, etc.)
• Creazione di form, report e spreasheets
• Trascrizione di file da audio/video a testo
• Conversione di file da e verso tutti i formati
• Gestione piccola contabilità
• Invio fatture a clienti
• Reclamo fatture
• Correzione di testi
• Traduzioni

Virtual Office Manager

E’ una figura che gestisce un ufficio, che ha quindi competenze organizzative e manageriali, che includono anche il supporto nella contrattazione di freelance ed eventualmente la gestione del team, o del particolare progetto, ricoprendo di fatto il ruolo di Project Manager.

• Ricerca di professionista/i per un determinato lavoro/attività/progetto
• Preselezione dei candidati
• Contrattazione del professionista per il cliente
• Formazione di nuovo personale contrattato per il progetto
• Creazione di progetto su Project Management tool come Asana o Trello
• Gestione del progetto in tutte le sue fasi
• Preparazione di materiale formativo
• Organizzazione e partecipazione a riunioni settimanali di follow up

Web Marketing Assistant

Servizio di sviluppo di business che include preparazione e mantenimento della pagina Linkedin o Facebook della azienda, submissions alle principali directories per studi professionali, monitoring del sito internet. Fai crescere la tua attività online delegando a noi la parte tecnica e strategica.

• Creazione siti
• Creazione pagine Facebook, Linkedin
• Ottimizzazione SEO
• Campagne social

Questo è il maggior numero di attività di cui si occupa un’Assistente Virtuale. E’ noto che l’assistente virtuale è una figura che si è evoluta per soddisfare le esigenze di professionisti e imprenditori che lavorano online, per cui è di supporto per tutta una serie di attività che si svolgono online e che solitamente portano via moltissimo tempo. Ma, è possibile delegare a una risorsa in outsourcing tutte queste mansioni così vitali per una azienda? Sì, assolutamente, e, nella maggior parte dei casi, funziona anche meglio. Come? Costruendo un rapporto di fiducia cliente-fornitore, stabilendo regole e consuetudini definite e dialogando in modo chiaro e sincero delineando obiettivi e aspettative da un lato e fattibilità e tempistiche dall’altro.

In questo modo scoprirai che l’assistente in outsourcing è una risorsa preziosa di cui piano piano scoprirai di non poter fare più a meno. Chiara Ripamonti, YourSecretary, Assistente Virtuale.

contributo pubblicato anche su www.lfr-team.com