Da punto di riferimento del capo a braccio destro dei manager e punto nevralgico all’interno delle aziende italiane: possiamo sintetizzare così l’evoluzione del ruolo della Segretaria.
La sua figura professionale si è trasformata guadagnando nel tempo responsabilità e competenze: da Segretaria semplice diviene amministrativa, per trasformarsi in Office Manager ma anche un po’ Personal Assistant, fino a diventare Assistente di direzione, ed infine Executive Assistant.
Un ruolo con una storia antica che ha vissuto un’evoluzione nel corso degli anni. Nata nel 1867 con l’invenzione della macchina da scrivere, la figura della Segretaria si afferma a partire dal 1930, per poi ottenere una certificazione professionale negli anni ’50. Con la prima rivoluzione degli anni ’80 le Segretarie diventano le pioniere nell’utilizzo del computer fino ad essere coinvolte, con l’avvento dei social, in attività di web marketing e nei processi creativi.
Ma quali sono le caratteristiche standard e le nuove soft skills?
Riservatezza, affidabilità, garbo, standing, flessibilità, problem solving, savoir faire, capacità di comunicazione, di organizzazione e di fronteggiare situazioni di stress: queste alcune delle caratteristiche che da anni rimangono le basi per una carriera in questo settore.
Ma, se agli albori, le attività di Segreteria consistevano principalmente nel rispondere al telefono, prendere appuntamenti, smistare la posta oltre a gestire l’agenda, oggi la Segretaria moderna ha un profilo molto più articolato, un iter formativo più completo, competenze trasversali determinanti per migliorare la qualità dell’output nelle attività di routine: organizzazione di eventi e meeting, prenotazione di viaggi, risoluzione di imprevisti, gestione della comunicazione tra clienti e azienda, gestione fornitori.
Risolvere problemi sembra essere la parola d’ordine di questa nuova versione della Segretaria. Una figura decisamente autonoma, costantemente aggiornata e assolutamente strategica per la riuscita di due obiettivi: il successo di aziende e la soddisfazione dei clienti. Il giusto tramite tra il capo e il mondo circostante.
Vogliamo quindi darvi alcune definizioni chiarificative:
L’Office Manager è a la coordinatrice di un team, si occupa di supervisionare e organizzare tutte le attività segretariali e amministrative dei collaboratori: dispone le attività dell’ufficio e distribuisce gli incarichi, monitora lo stato di avanzamento dei lavori, supervisiona le attività.
La Personal Assistant, o Assistente Personale, contribuisce in prima persona a svariati compiti di gestione della giornata lavorativa e personale del suo datore di lavoro; compreso occuparsi di commissioni varie, shopping, organizzazione di viaggi.
L’Executive Assistant è la figura che supporta il Top Management nella gestione quotidiana delle attività, attraverso compiti di carattere sia organizzativo che esecutivo.
Ultima e quanto mai recente evoluzione del ruolo, l’Office Manager può ricoprire in taluni casi il ruolo il community manager (online community manager) un addetto alla gestione di una comunità virtuale (detta anche comunità online), con i compiti di progettarne la struttura e di coordinarne le attività. È una professione legata al web 2.0.
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