La figura preziosa dell’Office Manager è senza dubbio l’evoluzione professionale e personale dell’Assistente, che se lavora da remoto come me, può definirsi un’Assistente 2.0.

Quando mi sono laureata, oltre vent’anni fa, e ho iniziato a lavorare come assistente, giurai a me stessa che non avrei mai fatto la “segretaria”. Ambiziosa com’ero volevo diventare manager e ritenevo che l’assistente fosse solo colei che smista carte, risponde al telefono e porta i caffè in sala riunioni, un po’ come in quella scena che tutti ricorderete del film “Il diavolo veste Prada”.

Col tempo mi sono resa conto di quanto mi sbagliavo!

Sono assistente praticamente da tutta la vita!

Reale prima, virtuale poi. Assistente esecutiva, personale e office manager.

Come è successo?

Lavorando durante la mia prima esperienza da segretaria ho scoperto non solo che mi piaceva ma addirittura che sono proprio fatta per fare questo mestiere.

E non solo perché non ho portato caffè e nemmeno fatto fotocopie da mattina a sera, ma perché ho compreso la strategicità e l’importanza della figura dell’assistente, senza la quale nessun imprenditore di successo può andare oltre, compiendo il salto e facendo decollare i suoi progetti.

Prima di office manager, assistente: l’evoluzione del ruolo della segretaria

In quest’ottica ogni assistente ha una mission: capire il bisogno dell’imprenditore con il quale collabora, instaurare con lui o lei un rapporto tale da anticipare i suoi bisogni e occuparsene così da offrirgli direttamente soluzioni e da poter serenamente rispondere “già fatto” a molte delle sue richieste.

L’imprenditore o l’imprenditrice potrà così affidarsi a colei che lavora dietro le quinte e potrà, a sua volta, concentrarsi sullo sviluppo del business.

Un’assistente è molto più di un aiuto, è un o una professionista che prende in gestione un incarico, un progetto, dall’inizio alla fine, anticipando necessità, strategie e quindi soluzioni, è un essere pensante e non solo esecutore che, in diversi casi, arriva perfino a saperne di più del titolare su certi aspetti dell’attività aziendale.

Da Assistente a Office Manager

Negli anni ho visto infatti evolversi la figura dell’Assistente che è oggi una vera e propria Office Manager che assume ruoli decisionali importantissimi all’interno delle aziende, anche di grandi dimensioni, o al fianco di un imprenditore o di un’imprenditrice che le delega attività sempre più critiche per il successo del suo business.

Un’Assistente Virtuale come me è anche imprenditrice di se stessa, un’imprenditrice 2.0 e, in virtù di questo, è in grado di gestire un business in prima persona. Suo ma anche di altri!

Quali requisiti deve avere un’Assistente 2.0?

Professionalità, discrezione, affidabilità, spirito d’iniziativa e mindset imprenditoriale sono requisiti fondamentali per lavorare da remoto come assistente personale e di direzione e per diventare un punto di riferimento per i propri clienti.

Un altro requisito che contraddistingue un’Assistente Virtuale è l’empatia.

Io sono un po’ di parte, certo, e credo che solo il connubio tra la sensibilità e la professionalità di un essere umano preparato e l’uso della tecnologia possano portare a grandi risultati.

Ma senza empatia, quell’attitudine a comprendere i sentimenti oltre che i bisogni dell’altro e a mettersi nei suoi panni, anche un mago della tecnologia, non va da nessuna parte!

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Avere una Mission

Quando ho iniziato la professione di assistente virtuale avevo chiara in mente la mia mission: liberare il tempo, restituire a quel titolare dell’attività che mi avrebbe commissionato un incarico del tempo prezioso per fare il suo business o per godersi i suoi hobby perché sarei arrivata a saperne così tanto dell’azienda da poter fare alcune cose per suo conto.

Recentemente un cliente mi ha detto che si dedica alle public relations tranquillo perché “tanto ci sei tu che gestisci l’ufficio”; un altro che è sereno e ha iniziato a godersi davvero le vacanze da quando collaboro con lui perché “so che ci sei tu a presidiare la mia casella email, anche meglio di quanto riesco a farlo io”.

Questo mi fa sentire che sono sulla strada giusta per raggiungere la mia mission e per essere l’assistente 2.0, punto di riferimento per i suoi clienti di ieri, oggi e domani.

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